"Todos los ciudadanos tienen derecho a relacionarse por medios telemáticos con la administración"

El pasado 16 de abril, la UNED estrenó página web y lo hizo con importantes novedades, entre ellas la presentación de la Sede Electrónica de la Universidad. Una “puerta abierta a la administración electrónica”, en palabras de Ana María Marcos del Cano, Secretaria General y máxima responsable de la Sede, “con la que garantizar el derecho que, desde 2007, tienen todos los ciudadanos a relacionarse por esta vía con la administración”.

Aunque su implantación será progresiva, el objetivo final es que todos los trámites externos o internos relacionados con la UNED puedan realizarse por vía telemática.

¿Qué es la Sede Electrónica?

Es una dirección segura de Internet que contiene información pública oficial -así como otras informaciones de interés- y que garantiza la comunicación segura y confidencial entre la Universidad y el usuario (forme parte éste de la UNED o no) para realizar los trámites y servicios que la institución académica le ofrece.

La Sede Electrónica es, además, una puerta abierta a la administración telemática que reconoce el derecho que todos los ciudadanos tienen a relacionarse de esta forma con la universidad, tal y como recoge la Ley 11/2007 de Administración Electrónica.

Y por último, la Sede Electrónica es un medio que pone la Universidad a disposición de su propio Plan de Austeridad, Sostenibilidad y Eficiencia, pues supone tanto un importante ahorro económico como un gran paso a favor del medio ambiente.

¿Qué servicios ofrece?

Su implantación será progresiva, pero el objetivo final es que todos los trámites relacionados con la UNED puedan realizarse de forma electrónica.

Un aspecto muy importante del nuevo espacio web que hemos creado es su labor divulgativa. En la dirección https://sede.uned.es, a la que también se puede acceder desde la página principal de la UNED, explicamos al usuario cómo realizar una firma electrónica sobre un documento, de tal forma que estamos contribuyendo a crear una cultura electrónica que, si estuviera más extendida, supondría un enorme avance para la sociedad. También abordamos el uso del Código de Verificación de Seguridad (CVS), necesario para validar cualquier documento en su versión impresa.

En cuanto a los servicios concretos, ahora mismo ya se puede acceder a los acuerdos de los órganos colegiados de la Universidad, al BICI (Boletín Interno de Coordinación Informativa de la UNED), a la información sobre el Registro General, al calendario académico-administrativo y al buzón electrónico de quejas y sugerencias sobre el funcionamiento de la sede. Además, la Secretaría General de la Universidad emite entre 150 y 200 certificados en cada Consejo de Gobierno y todos y cada uno de ellos tienen un destinatario final que pueden ser otras administraciones públicas, otras universidades o nuestros propios Centros Asociados. Pues bien, todos ellos pueden acudir a la Sede Electrónica para descargarse los documentos que les correspondan y tramitarlos de forma segura y verídica. Para hacernos una idea de las ventajas que supone este sistema, cabe destacar que este procedimiento se hacía hasta ahora mediante correo certificado.

A corto plazo, está prevista la implantación de trámites concretos como la solicitud de certificación académica por parte de los estudiantes o la gestión de las comisiones de servicio por parte del personal de la Universidad, tanto PAS como PDI, lo que ha supuesto una gran labor de reingeniería de procedimiento y esfuerzo de modernización de la gestión, por ejemplo, del desplazamiento de unos 700 profesores en cada convocatoria de Pruebas Presenciales. Asimismo, desde el Vicerrectorado de Profesorado se añadirán trámites como la solicitud de hoja de servicios, o la solicitud del complemento retributivo, que requerirá el establecimiento del registro electrónico.

¿Cuáles son las funciones de la firma digital y el Código de Verificación de Seguridad?

Para explicarlo pondremos un ejemplo práctico. La Secretaría General de la UNED tiene como obligación expedir las certificaciones de los acuerdos alcanzados en los órganos colegiados (Consejo de Gobierno, Claustro y Consejo Social) y garantizar su publicidad. Esta información debe ser pública, oficial y auténtica, de ahí que empleemos la firma electrónica avanzada a la hora de hacer su publicación electrónica en la Sede.

La firma electrónica avanzada se basa en un certificado electrónico contenido en un chip, y permite identificar al firmante y garantizar la autenticidad e inalterabilidad del documento, de forma que cualquier usuario que acceda a un documento pueda verificar su integridad y procedencia. Por ejemplo, se garantiza que un acuerdo alcanzado con un Centro Asociado, pertenece a la UNED.

Pero, ¿qué pasa si ese Centro Asociado debe realizar un trámite relacionado con dicho acuerdo con alguna otra entidad –como un banco- que aún no trabaje con firma electrónica? Si lo imprime, al no llevar rúbrica, perdería toda validez, por lo que en todos los documentos se incluye un Código de Verificación de Seguridad (CVS) consistente en un conjunto de caracteres que se suele añadir en el margen de cada página de los mismos. Cuando el representante del Centro Asociado facilita este texto a la entidad correspondiente, esta puede verificar en la propia web de la Sede Electrónica que el documento es verdadero, que no ha sido manipulado y que coincide con el original, considerándose así como copia auténtica.

En realidad este código es un paso intermedio, pues cuando el uso de los medios electrónicos esté generalizado en la administración no hará falta imprimir ningún documento.

¿A quién va dirigido?

El usuario de la Sede Electrónica es universal, pues los servicios que ofrece y ofrecerá en el futuro estarán destinados tanto al personal de la universidad (PAS y PDI), como a los estudiantes o cualquier otro ciudadano que esté interesado en relacionarse con nosotros.

Para que la Sede Electrónica garantice la comunicación segura y confidencial para determinadas actuaciones y trámites con el usuario, este deberá emplear sistemas de firma electrónica avanzada basados en certificados electrónicos reconocidos. En la UNED, todo el personal que disponga de la tarjeta inteligente podrá hacer uso de ella. Para los que no la tienen, pueden recurrir al DNI electrónico, a los certificados de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, o a cualquier certificado reconocido emitido por prestadores de Servicios de Certificación reconocidos, cuya relación se publica en la Sede.

¿Qué beneficios aporta la implantación y desarrollo de la sede electrónica?

Es un procedimiento ventajoso para la Universidad porque ahorra costes, contribuye a la sostenibilidad del planeta y agiliza todos sus procesos y trámites;  también lo es para el ciudadano porque le garantiza un derecho que tiene por ley y porque le facilita en gran medida su relación administrativa con la universidad.

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Itziar Romera
comunicacion@adm.uned.es