Procedimientos Internos - COORDINACIÓN EMPRESARIAL
1. OBJETIVO
Asegurar que los servicios realizados por entidades o personal externo contratado o subcontratado se ejecutan bajo las medidas de seguridad establecidas por la legislación y/o por la propia UNED, como empresa principal.
2. ALCANCE
El presente procedimiento incluye las operaciones realizadas por contratación o subcontratación, incluyendo los trabajos y servicios:
Que pertenezcan a la propia actividad de la UNED.
Que no sean de la propia actividad de la UNED.
Que no se realicen en los centros de trabajo de la UNED, pero que utilicen máquinas, equipos, productos, materias primas u otros útiles proporcionados por la misma.
Que sean realizados por personal autónomo.
Debido a su legislación específica propia, no se incluye la contratación o subcontratación en el ámbito de la construcción.
3. RESPONSABLES INVOLUCRADOS
3.1. JEFE DE SECCIÓN O RESPONSABLE DE UNIDAD FUNCIONAL
El Jefe de Sección o Responsable de Unidad Funcional de la UNED a la que afecte el trabajo o servicio contratado llevará a cabo las siguientes actividades:
Establecerá los requisitos específicos en materia de seguridad y salud a cumplir por la contrata, contando con el asesoramiento del Coordinador de Salud Laboral o persona designada cuando sea necesario.
Velará porque las tareas se ejecuten siguiendo la normativa interna establecida por la UNED, previo traslado documental de la misma a la contrata.
Con el fin de asegurar que la empresa contratista reciba toda esta información se cumplimentará y conservará oportunamente el documento adjunto al presente procedimiento que podrá ser solicitado al Coordinador de Salud Laboral.
3.2. COORDINADOR DE SALUD LABORAL
El Coordinador de Salud Laboral desarrollará los cometidos siguientes:
Realizará un asesoramiento exhaustivo en todas las etapas, incluida la identificación de los contratistas más adecuados, a los cuales se podrá solicitar la documentación que se considere oportuna.
Realizará y revisará la evaluación de riesgos, valorando, en particular, las nuevas necesidades de formación e información.
Velará por el cumplimiento de la legislación aplicable en materia de prevención de riesgos laborales por parte de los trabajadores de la UNED y, en su caso, por parte de los trabajadores de la empresa contratada.
4. DESARROLLO
Una correcta gestión de la prevención de riesgos laborales debe alcanzar, tanto al personal propio de la UNED, como al personal externo que preste servicios en alguno de sus centros de trabajo.
Por lo tanto, se deberá exigir a las empresas contratadas, además de los requisitos de calidad y productividad correspondientes, unos requisitos mínimos que garanticen el cumplimiento de sus deberes en materia de seguridad y salud, estableciendo un procedimiento de supervisión de dicho cumplimiento. Esta supervisión será especialmente estricta en relación con las contratas que no hayan trabajado con anterioridad en la UNED.
A continuación se recogen las etapas a considerar y los elementos clave en cada una de ellas para una correcta coordinación empresarial con las contratas.
4.1. IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS PREVIO DE LA TAREAS A CONTRATAR
Con carácter previo a la contratación se deberá llevar a cabo la identificación y el análisis de las tareas, ordinarias o extraordinarias, a contratar:
Identificar las tareas cuya ejecución esté prevista a través de contratas.
Identificar y evaluar los riesgos asociados:
- Cuando las tareas contratadas sean de la misma actividad puede ser recomendable que la evaluación de riesgos se realice conjuntamente por la UNED y la empresa contratada.
- En caso de tareas de distinta actividad, cada entidad debe realizar la evaluación de los riesgos propios.
- En cualquier caso, se deben identificar conjuntamente los riesgos que puedan generarse o modificarse por la acción simultánea y conjunta entre ambas entidades.
Establecer las medidas preventivas y medios de protección para su correcta ejecución, especificando cuales aportará la UNED y cuales deberá aportar la contrata.
Indicar qué medidas, complementarias de las anteriores, se deben tomar para el control de los riesgos residuales, entre ellas:
- De información, con la adopción de las oportunas medidas de señalización en la zona de trabajo.
- De formación, a través del desarrollo y puesta en práctica de procedimientos de trabajo seguros y del establecimiento de operaciones que, dada su especial peligrosidad, requerirán de permisos especiales de trabajo.
- De utilización de equipos de protección individual para minimizar las consecuencias de los riesgos residuales.
Con estos datos la UNED podrá facilitar a la contrata y/o recabar de la misma la información e instrucciones necesarias recogidas en la Ley 31/1995.
4.2. IDENTIFICACIÓN DE LAS CONTRATAS MÁS ADECUADAS
>Se deberá previamente valorar y calificar a las empresas que puedan potencialmente contratar la prestación de sus servicios con la UNED en base a que garanticen, además de los requisitos de calidad y productividad, las condiciones de seguridad y salud exigibles, obteniéndose un registro de empresas cualificadas. Esta valoración y calificación en criterios preventivos se deberá establecer mediante la comprobación de la existencia documental y adecuación de los siguientes aspectos:
Política y organización de la actividad preventiva, atendiendo, en particular, a la declaración de principios y compromisos por parte de la Dirección, así como al organigrama estructural de la organización en materia de prevención de riesgos laborales con la identificación del máximo responsable en seguridad y salud y su formación.
Manual de gestión de la prevención de riesgos laborales, cuyo contenido abarcará todas las acciones a realizar en materia de prevención de riesgos y los medios previstos para su ejecución (evaluación de riesgos, formación de los trabajadores, vigilancia de la salud, idoneidad de maquinaria y equipos de trabajo, EPI´s, etc.). De todo ello se exigirá constancia documental.
Estudio y control de la siniestralidad, verificando la eficacia de la organización y los procedimientos establecidos solicitando de la empresa contratista los informes de investigación de accidentes del último año, así como sus estadísticas de accidentalidad de los tres últimos años.
Resultados de auditorias de prevención realizadas.
Otros aspectos que la UNED crea conveniente comprobar para valorar y calificar a los contratistas en base a la prevención de riesgos laborales.
Este registro de empresas cualificadas deberá ser actualizado anualmente y realimentado mediante la evaluación de los trabajos contratados ya ejecutados.
4.3. SOLICITUD DE OFERTA DE LA CONTRATA
Deberá acompañarse de una especificación técnica en la que se describan las características de la tarea a realizar así como los procedimientos a seguir, materiales y equipos a utilizar, garantías, organigramas, documentación a aportar, etc. Los requisitos en materia de seguridad y salud derivan de la identificación y análisis de las tareas a contratar.
La empresa contratista deberá elaborar un informe de seguridad de los trabajos que figuren en la especificación técnica. Dicho informe, que deberá adjuntarse a la oferta, consistirá en un análisis pormenorizado del trabajo a realizar de acuerdo con el guión descrito para la citada especificación, incluyendo una descripción detallada de los riesgos considerados y las medidas de prevención y protección colectiva e individual a adoptar.
4.4. ADJUDICACIÓN
La UNED valorará las licitaciones recibidas y adjudicará la contrata a la oferta más adecuada técnica y económicamente, comprobada su adecuación a los requisitos que en materia de seguridad y salud contiene la especificación técnica, y de acuerdo con el informe de seguridad aportado por la empresa contratista.
4.5. CONTRATO
El contrato deberá contener una cláusula específica sobre la obligación del contratista de cumplir con lo requerido en materia de seguridad y salud laboral, tanto por la legislación aplicable como por las normas internas de la UNED. Estos requerimientos son conocidos por la empresa contratista ya que estaban contenidos en la especificación técnica entregada en la fase de solicitud de oferta. Tal cumplimiento debe hacerse extensivo a las medidas a tomar por la propia empresa contratista para el control de los riesgos específicos de la tarea a realizar.
Asimismo, en el contrato se asegurará que en caso de subcontratación, el contratista informará a los subcontratistas de los requisitos de seguridad y las normas de emergencia del centro de trabajo.
El contrato deberá especificar claramente la facultad de la UNED para su rescisión en caso de incumplimiento grave o incumplimientos sucesivos de las normas de seguridad y salud establecidas y consensuadas.
4.6. CONTROL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE SEGURIDAD CONTRACTUALES
Para un eficaz control del cumplimiento de las normas de seguridad estipuladas contractualmente las empresas actuantes designarán interlocutores, que preferentemente serán miembros de los respectivos Servicios de Prevención, y se programará un calendario de reuniones ordinarias y previsto las situaciones que puedan dar lugar a la convocatoria de reuniones extraordinarias.
La UNED instaurará un sistema de evaluaciones periódicas del grado de cumplimiento por parte del contratista de las normas de seguridad establecidas.
