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Gestión de Medios Técnicos
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Descripción de Servicios
Información y Reserva de Salas

Formulario (debe identificarse antes)
Impreso derechos de imagen

PROTOCOLO DE SERVICIO

Para el correcto desarrollo de los eventos realizados por el servicio de Medios Técnicos, existen unos puntos básicos. Puede consultar todos los detalles del protocolo en el siguiente enlace (enlace a la descarga pdf protocolo).

Reservas

  • Las solicitudes de apoyo deberán obligatoriamente realizarse en plazo y forma:
    • Plazo: El usuario deberá realizar la solicitud antes del jueves a las 23.59 de la semana anterior a la realización del evento.
    • Forma: Todas las reservas deberán ser realizadas a través del formulario Web de reservas, en el "Formulario apoyo salas" en el menú lateral de esta página.
  • No se dará servicio a Eventos que no se hayan solicitado previamente.
  • La solicitud de Medios Técnicos no implica la aceptación de la solicitud.
  • La viabilidad del apoyo a todos los eventos está condicionada a la disponibilidad de los recursos necesarios para el correcto desarrollo del evento.
  • Tanto la aceptación como la desestimación de la solicitud, se notificarán desde Medios Técnicos al usuario mediante correo electrónico lo antes posible.
  • En caso de modificación del evento o anulación del mismo por parte del usuario, este deberá informar a Medios Técnicos (ver datos contacto) a la mayor brevedad posible.
  • El organizador deberá adicionalmente realizar la reserva de la sala en el departamento correspondiente. La reserva de medios técnicos tan sólo alcanza al personal técnico de apoyo, no a la sala física en sí.
  • Día del evento

    • Es imprescindible que el ponente/organizador se persone al menos 30 minutos antes del comienzo del evento en la sala o salón a utilizar, para realizar las pruebas necesarias y recibir las explicaciones oportunas.
    • Otros aspectos a realizar  estos 30 minutos antes del comienzo del evento son:
      • Presentaciones: Los ponentes deberán llevar al evento todas sus presentaciones en formato digital. Antes del comienzo del evento se comprobarán todas junto con el técnico.
      • Portátiles: Si se va a utilizar cualquier tipo de dispositivo portátil para alguna presentación, deberá comunicarlo al técnico para comprobar la viabilidad de su uso.
      • Cualquier consideración que se quiera hacer al técnico deberá ser 30 minutos antes del comienzo del evento.
    • Si no se respetan estos plazos, el servicio de Medios Técnicos no se responsabiliza de la correcta realización del evento.
    • Si pasados 30 minutos del comienzo previsto para el evento, no se presenta ningún organizador, y no hay ninguna notificación, el servicio solicitado se considera CANCELADO.
    • Si el evento utiliza AVIP AVIP Videoconferencia o Webconferencia, es necesario que el organizador suba las presentaciones que se vayan a utilizar en el evento, a la “sala virtual” correspondiente, con antelación a la fecha del evento.