UNED | COMUNICACION Tecnología en la UNED

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	Madrid, 6 de mayo de 2015


	Tecnología al servicio de cualquier estudiante en cualquier lugar del mundo Antes incluso de comenzar sus estudios, los alumnos de la UNED, la universidad más grande de España, entran a formar parte de una comunidad soportada tecnológicamente por un conjunto integrado y complejo de aplicaciones en constante proceso de mejora para ofrecer un servicio de calidad y con las máximas garantías de seguridad


	250.000 estudiantes matriculados, de los cuales 200.000 pertenecen a Enseñanzas Regladas, una página web con más de 40.000 páginas, más de 5.000 cursos virtuales en la plataforma on line, 61 Centros Asociados nacionales y 12 en el extranjero para acoger tutorías presenciales y en línea, realizar exámenes y ofrecer distintos servicios a sus alumnos, 27.000 pruebas realizadas de forma simultánea cada día durante los periodos de exámenes de forma totalmente automatizada gracias al sistema de valija virtual, un servicio de administración electrónica ajustado a todas las exigencias de seguridad que marca la ley, tecnología móvil en constante evolución para facilitar a la comunidad universitaria su trabajo diario… estas son las cifras que maneja Joaquín Aranda, vicerrector de Medios y Tecnología de la UNED y máximo responsable de optimizar los medios tecnológicos de la universidad para dar servicio a cualquier estudiante, sean cuales sean sus características y necesidades, en cualquier lugar del mundo, así como a su personal docente y de Administración y Servicios


	Desde que una persona se plantea retomar sus estudios o abordar una nueva formación, la UNED se pone a su servicio a través de numerosos canales, pero principalmente a través de su página web, donde está centralizada tanto la oferta académica como los servicios que ofrece a toda su comunidad. Esa misma página web se multiplica una vez que esa persona entra a formar parte de la comunidad UNED. “Los servicios ofrecidos se desarrollan a través de cuatro campus, con contenidos y servicios específicos para cada perfil: Estudiante, Personal Docente e Investigador, Personal de Administración y Servicios o Tutores”, explica Aranda. Todo ello requiere un soporte tecnológico que obliga a la universidad a estar en constante evolución. “De hecho”, confirma el vicerrector, “ahora mismo existe un plan de migración a un nuevo soporte web que permitirá ofrecer un mejor servicio”.


	Centro de Proceso de Datos de la UNED Las dimensiones de esta página web dan una idea de la carga tecnológica que soporta la universidad, de la que da cuenta Javier Aróztegui, subdirector de arquitectura y aplicaciones del Centro de Tecnología de la UNED (CTU): “Unos 400 servidores virtuales dan soporte a los procesos informáticos centralizados. Estos servidores están ubicados en el nuevo CPD (Centro de Proceso de Datos) de Las Rozas, en Madrid. Las tecnologías de virtualización han permitido ahorrar en espacio, electricidad y, sobre todo, racionalizar la asignación de recursos de cómputo dado que muchos procesos académicos y administrativos tienen un carácter estacional. Dicha asignación permite que los procesos con más carga reciban más recursos de cómputo en los momentos adecuados sin que esa asignación sea de recursos físicos, rentabilizando mejor los recursos”. En estos servidores conviven aproximadamente un centenar de aplicaciones informáticas, aunque “cada vez más se hace uso de servicios en la nube, como las aplicaciones de administración electrónica, en la nube de la Administración General del Estado, o el correo electrónico de los estudiantes, en la nube de Microsoft”. Además, continúa Aróztegui, “para atender las necesidades de evolución y buen funcionamiento de dichas aplicaciones, un personal especializado analiza las necesidades y desarrolla las soluciones requeridas, ya sea con paquetes de software disponibles en el mercado o desarrollando aplicaciones a medida que suponen cientos de miles de instrucciones de código programadas para automatizar tareas que dan soporte a los procesos académicos y administrativos de la Universidad”. Aplicaciones que requieren un soporte posterior a los alumnos cuando encuentran cualquier tipo de problema en su manejo y que se realiza desde el Centro de Atención al Usuario, que atiende unas 220.000 llamadas anuales.


	Dos millones de visitas semanales al campus virtual Todo en la UNED es tecnología o, al menos, la universidad no sería lo que es sin ella. “El proceso de matriculación, por ejemplo”, vuelve a señalar Aranda, “es completamente on line, lo cual permite que el alumno se pueda matricular en cualquier momento dentro de los periodos de matrícula y desde cualquier lugar del mundo. Hay que tener en cuenta que, sólo en Enseñanzas Regladas, hablamos de 180.000-200.000 alumnos en función del año, pero es que cada una de esas matrículas puede generar varios borradores porque no se termina el proceso en el momento, o por errores, etc… esto implica un volumen de datos y de conexiones concurrentes, es decir, al mismo tiempo, muy elevados”.


	No sólo la matrícula implica dicha concurrencia. Otros sistemas que también la soportan son los cursos virtuales; la plataforma de tutorías grabadas (Intecca), que proporciona streaming de vídeo, las pruebas presenciales, las calificaciones o el campus del estudiante, que registra una media semanal de 2.000.000 de visitas. “Cuando tienes que dar soporte a que miles de alumnos se puedan conectar simultáneamente hay que tener una infraestructura tecnológica muy potente. De ahí la necesidad del nuevo CPD, que cuenta con servidores virtualizados para distribuir la carga computacional”. Una vez matriculado, el alumno entra a formar parte de una comunidad virtual a través de la cual entra en contacto con sus profesores y en la que tendrá un curso virtual por cada asignatura. Dependiendo de la tipología de estudios, en cada uno de estos cursos encontrará un material distinto, pruebas de autoevaluación y evaluación continua y los foros de tutoría o foros por temas. La comunicación estudiante-profesor se hace principalmente a través de este sistema.


	“Esto vuelve a suponer un problema de volumen”, retoma el vicerrector, Joaquín Aranda. “Dar soporte técnico a esta plataforma virtual con esta cifra de cursos nos hizo optar por un plan de desarrollo propio de implantación de un software libre ofrecido por el MIT (Massachussets Institute of Technology), que es nuestra actual plataforma. Sin embargo, ahora queremos actualizarla y estamos estudiando los distintos sistemas de Learning Management System (LMS) que existen en el mercado para valorar no sólo cuáles son los mejores, sino cuáles tienen mejor proyección de futuro, pues la evolución tecnológica es constante”


	De izda. a dcha.: Jorge Vega, Ángel Mancebo, Joaquín Aranda y Javier Aróztegui


	Metodología mixta de enseñanza La UNED ofrece a sus estudiantes una metodología de trabajo mixta, que combina enseñanza a distancia con formación presencial. Para esta segunda parte se apoya en su red de Centros Asociados nacionales e internacionales, pero el grueso de la misma es on line. Desde Intecca (Innovación y Desarrollo Tecnológico de los Centros Asociados), dan soporte tecnológico a las tutorías que se retransmiten dentro de los propios campus o entre ellos a través de la plataforma AVIP (Audiovisual sobre tecnología IP). El espacio web de estos contenidos audiovisuales es Cadena Campus, que además “incorpora aulas de videoconferencia y webconferencia con pizarra digital interactiva”, aclara Jorge Vega, director de Intecca. “Se trata de un repositorio que consta en este momento de 83.146 vídeos, grabados por casi 5.000 profesores y tutores, que suma casi 10.000.000 de visitas y unos 200.000 usuarios registrados (alumnos)”. “Este sistema descansa sobre un Gestor Integral de Contenidos”, continúa Vega, “que, basado en la autonomía y control por parte del creador de cada contenido (profesores y tutores), les permite editar, etiquetar y publicar en el ámbito que consideren oportuno sus contenidos. De esta forma, de los más de 83.000 vídeos publicados en Cadena Campus, 11.895 lo están para usuarios UNED, 3.896 se encuentran disponibles en abierto y el resto está en la plataforma virtual de los estudiantes, cada uno en el espacio específico de cada asignatura”. Y es que el material audiovisual AVIP consiste básicamente en tutorías de Enseñanzas Regladas y en las grabaciones de eventos de extensión universitaria que se desarrollan a lo largo de la amplia red de Centros Asociados de la UNED, que dispone actualmente de 715 Aulas AVIP.


	Producción audiovisual integrada Tanto las tutorías grabadas como la producción audiovisual general de la UNED y que se genera desde el Centro de Medios Audiovisuales (CEMAV) de la universidad, se almacenan en Cadena CAMPUS y CanalUNED respectivamente. Hasta el momento el alumno que necesitaba acceder a contenidos audiovisuales de alguna materia en concreto, debía acceder a cada uno de los repositorios por separado para encontrar el material requerido, pero la universidad está trabajando para facilitar esta tarea a los usuarios. Ángel Mancebo, director del CEMAV, adelanta que “mediante el proyecto SIGMAR se ha desarrollado un buscador común basado en el esquema de metadados FEDORA utilizado en ambos repositorios, de tal manera que el usuario podrá obtener todos los resultados en formato audiovisual en un solo buscador. Pero además, y aprovechando que la biblioteca de la UNED también tiene sus elementos catalogados con FEDORA, se ha añadido su repositorio, por lo que los resultados de la búsqueda se amplían de elementos audiovisuales a elementos también textuales y multimedia, ampliando en gran medida el espectro buscado. Pero el proyecto no se queda ahí ya que la idea es poder llegar a integrar al resto de unidades y servicios susceptibles, tales como Editorial, Archivo, etc.”


	Para preparar sus asignaturas, el alumno de la UNED dispone de diversos materiales, también en constante evolución. “Ahora estamos trabajando en los nuevos e-contents”, adelanta el vicerrector de Medios y Tecnología, “un libro navegable con elementos enriquecidos que aglutinarán los materiales que en ocasiones tienen dispersos los profesores y que se complementará con pruebas de autoevaluación, vídeos y cualquier tipo de recurso integrable. Todo ello cumpliendo los requisitos de accesibilidad del tipo AA y compatible con cualquier dispositivo móvil, así como independiente de la plataforma virtual con la que finalmente trabaje la universidad”. Este tipo de materiales convivirá un tiempo con los tradicionales, pero “el objetivo”, añade Aranda, “es que todos los equipos docentes, a largo plazo, vayan elaborando sus materiales en formato digital, así como darle cada vez más protagonismo a las aplicaciones diseñadas para dispositivos móviles. Estamos trabajando también en un plan para coordinar todas las ya existentes y ubicarlas en un contenedor común. Actualmente disponemos de aplicaciones para ver calendarios de exámenes, calificaciones, secretaría virtual, geoposicionamiento, aplicaciones docentes, etc.”


	Exámenes Los periodos de exámenes son otro reto tecnológico para la UNED, que gestiona la realización de las pruebas presenciales a través de un sistema denominado “valija virtual”. Carmen García se enfrenta a este reto como vicerrectora adjunta de Tecnologías de Apoyo: “tecnológicamente supone que necesitamos unos servidores desde los que se facilite el acceso a los 27.000 exámenes que se pueden llegar a realizar al día, todos a la misma hora, con los mismos contenidos y de forma perfectamente sincronizada para indicar al estudiante cuál es su examen, qué material puede emplear, dónde debe sentarse y de cuánto tiempo dispone para realizar la prueba. Todo ello garantizando las mismas condiciones con independencia del lugar en el que se encuentren, es decir, en cualquiera de los 76 Centros Asociados nacionales o internacionales más sus aulas de examen vinculadas”. Una vez finalizada la prueba se digitaliza en el momento para la posterior corrección por parte del profesor, terreno en el que también hay novedades. “Los docentes disponen ahora de una nueva herramienta de desarrollo propio”, explica la vicerrectora adjunta, “para corregir los exámenes de forma ágil. Se trata de un corrector electrónico que permite trabajar sobre las propias pruebas escaneadas en el momento tras la finalización de las mismas y que ofrece al docente distintas opciones, como marcar con escritura manual, con el teclado, mostrar las correcciones o no al alumno y, una vez corregido, enviar la nota a la aplicación de gestión de calificaciones para que la reciba el alumno. También permite que los exámenes tipo test se vuelquen automáticamente en ese programa y se corrijan automáticamente”.


	Corrector de exámenes Unificar los procesos de valija virtual con el corrector de exámenes y la aplicación de gestión de calificaciones supone que la UNED tiene que recibir todos los exámenes que llegan de todos los servidores de los Centros Asociados a los servidores centrales y, de ahí, enviarlo a cada profesor de cada asignatura, pues los docentes sólo pueden ver los exámenes correspondientes a sus materias. Un proceso que obliga a “mantener los niveles de seguridad que exigen la Ley de Protección de Datos (LPD) y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Tenemos que asegurar que esos exámenes estén accesibles y garantizar su almacenamiento durante el tiempo que marca la ley, lo cual implica unas necesidades de almacenamiento muy importantes”, concluye García.


	Gestionar estas dificultades obliga a la universidad a buscar alianzas, tal y como señala Aranda: “Tenemos un acuerdo con Microsoft para ofrecer a todos los estudiantes correo electrónico y otros servicios web sin ningún tipo de coste. Necesitamos alianzas con grandes empresas que nos ayuden a soportar éste y otros servicios, por ejemplo estamos estudiando cómo ayudar a los investigadores que necesitan apoyo de computación a través de los servicios en la nube de IBM. También trabajamos de forma conjunta con otras universidades a través de la Conferencia de Rectores de Universidades Españolas (CRUE) para desarrollar un software gerencial y de matrícula común de forma que no resulte tan gravoso como hasta ahora”.


	Administración Electrónica Precisamente en la nube del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas está establecida la Administración Electrónica de la UNED, basada en Acceda, un producto que ofrece la propia Sede Electrónica, un Tramitador y un Portal de Comparecencias. El subdirector de arquitectura y aplicaciones del Centro de Tecnología de la UNED, Javier Aróztegui, es de nuevo el encargado de explicar este servicio, que ha situado a la UNED a la vanguardia en este tipo de gestiones telemáticas: “La Sede da acceso a procedimientos administrativos digitalizados y a información que debe publicarse en la misma, el tramitador permite que los funcionarios que gestionan cada procedimiento administrativo digitalizado en la sede recuperen las solicitudes recibidas, las revisen y hagan a los ciudadanos los requerimientos que sean pertinentes, emitiendo finalmente las resoluciones administrativas que procedan firmadas y notificadas electrónicamente. Por último, el Portal de Comparecencias da cobertura jurídica al acto de comunicación de un requerimiento o una resolución, garantizando de forma jurídicamente válida que la comunicación se ha efectuado. Además, en la Sede Electrónica se encuentran, entre otros, algunos procedimientos internos o el procedimiento de solicitud de información que la Ley de Transparencia reconoce como derecho a los ciudadanos”. Gracias a la Administración Electrónica se han agilizado numerosos trámites. “Muchos de los estudiantes que piden certificados de estudios necesitan también copias legalizadas de los programas de las asignaturas superadas (correspondientes a los cursos en que las superaron)”, explica Aróztegui. “Mediante este sistema, los certificados y los programas son enviados a otras universidades para solicitar reconocimientos. Para Grado y Máster EEES y con datos desde el curso 2010/2011 el estudiante dispone de una utilidad de autoservicio con 40.000 programas de estudio cargados firmados electrónicamente y con código CSV (Código Seguro de Verificación). Este código permite que la Universidad de destino coteje en la Sede Electrónica de la UNED la documentación entregada por el estudiante. Anteriormente, estos programas se debían imprimir, sellar, firmar y enviar por correo postal, una tarea laboriosa y costosa”. Otras soluciones de Administración Electrónica disponibles permiten la consulta de datos custodiados por otras administraciones (Plataforma de Intermediación de Datos) o la recepción e información del estado de tramitación de la Factura Electrónica. La Plataforma de Intermediación de Datos está permitiendo que, por ejemplo, se puedan consultar los datos necesarios para la concesión de becas del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, así como las Becas del Fondo Social, ambas tramitadas por personal de la UNED. Esta aplicación ahorra mucho tiempo a los Estudiantes y al Personal de Administración y Servicios, haciendo más rápidos los procesos de revisión y respuesta de las solicitudes de beca.


	Gestión Académica Integral del Alumnado A la administración electrónica se suma un programa, GAIA (Gestión Académica Integral del Alumnado), diseñado para tramitar la matrícula del alumno desde su inicio y unirla al sistema de gestión de oferta académica, de realización de exámenes y de emisión y registro de calificaciones. “GAIA permite que los estudiantes de diversos tipos de estudios se matriculen a través de Internet. El Personal de Administración y Servicios puede después revisar las solicitudes de matrícula, comprobando si se satisfacen los requisitos o haciendo los requerimientos que sean necesarios, de forma que el proceso termina con una solicitud de matrícula conformada o anulada. GAIA contempla también los distintos tipos de matrícula (con sus correspondientes descuentos), admite diversas formas de pago y facilita su fraccionamiento. Permite también elaborar un borrador para que se vayan guardando los datos suministrados hasta completarlos para poder hacer la solicitud y permite a los estudiantes que continúan estudios que realicen la matrícula simplificada, facilitando el proceso. Incluso, los estudiantes con alguna discapacidad pueden solicitar en el mismo momento de la matrícula las adaptaciones que van a necesitar en sus exámenes”. Esto respecto a la matrícula, en lo relativo a la parte académica, “la oferta académica se ofrece en GAIA una vez abierto el plazo de matrícula. Los datos de la oferta académica (GAIA), de los equipos docentes (aplicación de Secretarías) y de tutores (Akademos) de esas asignaturas, de la impartición de estudios en Centros Asociados (aplicación de Centros) y de matrícula (GAIA) se transmiten a la plataforma de cursos virtuales para la creación de los cursos correspondientes a la oferta académica del curso en cuestión, con las altas de profesores, tutores y estudiantes vinculados a dichas asignaturas”, explica Aróztegui. Finalmente, “los datos serán transmitidos también a la aplicación de Pruebas Presenciales (para preparar los exámenes), de Valija Virtual y de calificaciones de forma que, junto a las PEC (Pruebas de Evaluación Continua), puedan dar lugar a las Actas (aplicación de Calificaciones) para que se creen los correspondientes apuntes en los expedientes de los estudiantes, de nuevo en GAIA y desde donde también se pueden solicitar y tramitar los reconocimientos y certificados de estudios”.


	“Es importante señalar”, concluye el vicerrector de Medios y Tecnología de la universidad, “que aunque nuestro volumen principal corresponde a Enseñanzas Regladas, damos servicio a alumnos de todo tipo de estudios: formación permanente, Idiomas a través del CUID, Cursos de Verano, UNED Sénior… y que todos ellos disponen de herramientas tecnológicas a su servicio más allá de la propia gestión académica. En el Centro Universitario de Idiomas a Distancia (CUID), por ejemplo, los estudiantes disponen de un sistema para realizar el examen oral en línea al que también damos soporte. Y siempre manteniendo y mejorando los sistemas de seguridad necesarios y adecuados a las peculiaridades de nuestros estudiantes y personal, pues trabajamos en numerosas ocasiones con información sensible, como la referente a los estudiantes con discapacidad, que debe ser almacenada en servidores distintos y con garantías específicas. En nuestra voluntad por mantenernos a la vanguardia en esta área, estamos trabajando ahora en la implantación de un nuevo sistema en nuestra base de datos que permitirá controlar las modificaciones que se realicen en la misma manteniendo al mismo tiempo la información original. Es nuestra obligación como institución pública y la línea que marca todo nuestro trabajo”.


	Itziar Romera Fotografías: Itziar Romera y José Rodríguez Edición web: Elena Lobato Comunicación UNED