Control de Gestión
El proceso de planificación estratégica hace necesaria la coordinación, control y supervisión, a través de indicadores, del avance del plan estratégico.
Para ello, se están habilitando instrumentos técnicos para la evaluación y seguimiento de programas y proyectos, conduciendo el proceso de autoevaluación institucional de forma permanente. Así, se podrán detectar desviaciones y anomalías respecto a lo planificado y proponer medidas de corrección.
Asimismo, se establecen normas y pautas basadas en control de gestión para la tipificación de proyectos presentados por las diferentes unidades.Un buen control de gestión requiere un sistema de información de gestión adecuado que genere datos e informes de gestión en tiempo real que permitan tomar decisiones y planificar.
La primera medida tomada ha sido la integración de la gestión económica a través de Universitas XXI, un sistema informático modular e integrado, ya que una de las mayores deficiencias que presenta la UNED es no contar con un sistema de información de gestión integrado que facilite la toma de decisiones, la planificación y la gestión. Vistas las soluciones que ofrece el mercado para resolver esta carencia se decide contratar el sistema de gestión económica y el DataWareHouse de la Oficina de Cooperación Universitaria (OCU).
Estos sistemas de información y gestión permitirán racionalizar el uso de los escasos recursos económicos con los que cuenta la UNED para acometer todos los proyectos que tiene en marcha, definir, prioridades y racionalizar el gasto.
Por lo que se refiere a la racionalización del gasto, durante los primeros meses de 2006 se tomaron diferentes medidas encaminadas a redirigir recursos hacia nuevas actividades estratégicas como la evaluación y mejora de la calidad en el servicio docente, la investigación y la adaptación al espacio europeo de educación superior. Medidas que afectaron fundamentalmente a gastos en pruebas presenciales, edición en papel de guías, boletines, papeletas, etc., gastos en reuniones de órganos colegiados, gastos vinculados a cargos (teléfono corporativo, coches,..), etc.
UNIVERSITAS XXI: PUESTA EN MARCHA
La implantación del proyecto Universitas XXI para la gestión económica de la UNED ha superado la fase de consultoría y formación durante el periodo comprendido entre el 2 de octubre de 2006 y el final del año 2006.
Durante la fase de consultoría estratégica se han analizado los procedimientos internos para concretar la utilización del sistema a través de entrevistas individuales y se ha elaborado el manual de procedimiento adaptado a la UNED.
La fase de formación ha tenido lugar a dos niveles: la de primer nivel ha ido dirigida a las 12 personas responsables de las áreas que lideran la implantación. La fase de formación de segundo nivel o de despliegue, se extendió hasta finales de año 2006 y se ha impartido a unos 150 usuarios.
Durante los últimos meses del 2006 se ha hecho un notable esfuerzo en la preparación de los datos necesarios (tablas y presupuesto) para poder trabajar en el sistema a partir del 1 de enero 2007.
RACIONALIZACIÓN DE COSTES
Pruebas Presenciales
Por lo que se refiere a Pruebas Presenciales, el gran esfuerzo de racionalización de gasto llevado a cabo en 2006 ha supuesto una reducción del 36% de lo ejecutado en 2005.
Comunicaciones
Informe de repercusión económica de las medidas adoptadas por el equipo rectoral durante 2006 en contratos gestionados por el servicio de comunicaciones.
Una primera medida ha consistido en la suspensión del envío de papeletas de examen. La comparativa de los dos primeros cuatrimestres de 2005 y 2006 arroja una diferencia de facturación de 24.372,41 euros más en la que se incluye la celebración de la primera prueba presencial, y - 66.340,07 euros menos en la segunda.
Ha de tenerse en cuenta que en 2006 se ha asumido la subida de tarifas correspondiente al principio de ejercicio más el incremento del 16% de IVA que en 2005 y ejercicios anteriores no se aplicaba.
Una segunda medida consiste en restringir la salida a teléfonos móviles a gran número de teléfonos Ibercom. El impacto de esta medida se reflejará durante 2007 al haberse implantado a final del ejercicio.
Como tercera medida, se ha dado de baja algunos teléfonos móviles corporativos y se ha asignado un tope de gasto mensual a los que se mantienen. Desde mayo de 2006 el gasto ocasionado por las llamadas realizadas desde teléfonos móviles corporativos ha caído a aproximadamente la mitad (en enero se gastó 10.146,60 euros , en noviembre 4.736,09 euros ).
La cuarta medida tomada ha sido la celebración de un nuevo concurso público para la contratación de la red corporativa de centros asociados (red de datos).El antiguo contrato de la Red corporativa de Centros Asociados (Concurso público 1/2004) adjudicado a Telefónica Data España, S.A. suponía un coste anual de 1.590.486,93 euros más el coste de las líneas RDSI que soportaban el back up en los Centros Asociados que, en 2006, asciende a 45.500 euros . El nuevo contrato de la Red corporativa de Centros Asociados (Concurso público 20/2006) adjudicado a Telefónica de España, S.A.U. supondrá un coste para 2007 de 875.667,36 euros , lo que implica un ahorro de 760.319,57 euros . Nótese que se hace el estudio de la repercusión económica que tendrá el nuevo contrato, para 2007, con los datos de 2006 -contrato antiguo- aunque tiene parte de un contrato y parte de otro
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