Procedimientos Internos - GESTIÓN INTEGRAL DE EPIS
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente protocolo tiene por objeto la implantación de un sistema de gestión integral de equipos de protección individual (en adelante, EPI) estableciendo los principios básicos a tener en cuenta en relación con las operaciones de detección de necesidades, selección, adquisición, distribución, formación e información, uso, mantenimiento, control y retirada de EPI, llevadas a cabo por parte de la UNED, de acuerdo con el listado contenido en el ANEXO I: RELACIÓN DE UNIDADES, SERVICIOS Y DEPARTAMENTOS AFECTADOS.
2. INTRODUCCIÓN GENERAL
El artículo 4.8 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (en adelante, LPRL), define EPI como cualquier equipo destinado a ser llevado o sujetado por el trabajador para que le proteja de uno o varios riesgos que puedan amenazar su seguridad o su salud en el trabajo, así como cualquier complemento o accesorio destinado a tal fin.
De acuerdo con el artículo 17 LPRL, la UNED deberá proporcionar a sus trabajadores EPI adecuados para el desempeño de sus funciones y velar por el uso efectivo de los mismos cuando, por la naturaleza de los trabajos realizados, sean necesarios. En cumplimiento del principio de la acción preventiva que obliga a adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual, la LPRL añade que los EPI deberán utilizarse cuando los riesgos no se puedan evitar o no puedan limitarse suficientemente por medios técnicos de protección colectiva o mediante medidas, métodos o procedimientos de organización del trabajo.
Finalmente, el artículo 41 LPRL señala que los fabricantes, importadores y suministradores de EPI están obligados a asegurar que éstos no constituyan una fuente de peligro para el trabajador, siempre que sean utilizados en las condiciones, forma y para los fines recomendados por ellos. Los mencionados sujetos deberán tener en cuenta, en particular, las siguientes obligaciones:
Suministrar la información que indique la forma correcta de uso y manipulación, las medidas preventivas y los riesgos laborales que conlleven tanto un uso normal, como los derivados de su almacenamiento o empleo inadecuado.
Asegurar la efectividad de los EPI de los trabajadores, suministrando la información que indique el tipo de riesgos al que van dirigidos, el nivel de protección contra los mismos y la forma correcta de su utilización y mantenimiento.
Proporcionar a los empresarios la información necesaria para que el uso y manipulación de los EPI se produzca sin riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores, así como para que los empresarios puedan cumplir con sus obligaciones de información respecto de los mismos.
Con el fin de dar cumplimiento a la obligación de informar a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de prevención y protección aplicables, la UNED deberá garantizar que la información entregada por los proveedores a la que se ha hecho referencia, sea facilitada y se encuentre permanentemente a disposición de los trabajadores en términos que resulten comprensibles para los mismos.
3. NORMATIVA ESPECÍFICA: REQUISITOS Y RESPONSABILIDADES
La normativa de aplicación específica en materia de adquisición y uso de EPI está constituida, respectivamente, por el Real Decreto 1407/1992, de 20 de noviembre, por el que se regulan las condiciones para la comercialización y libre circulación intracomunitaria de equipos de protección individual, así como por el Real Decreto 773/1997, de 30 de mayo, sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas a la utilización por los trabajadores de estos equipos.
3.1. CONDICIONES MÍNIMAS QUE DEBEN CUMPLIR LOS EPI
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 del RD 773/1997, los EPI deberán cumplir las condiciones mínimas siguientes:
- Responder a las condiciones existentes en el lugar de trabajo.
- Tener en cuenta las condiciones anatómicas y fisiológicas y el estado de salud del trabajador.
- Adecuarse al portador, tras los ajustes necesarios.
En cualquier caso, los EPI que se utilicen deberán reunir los requisitos establecidos en cualquier disposición legal o reglamentaria que les sea de aplicación, en particular en lo relativo a su diseño y fabricación.
En este sentido, el RD 1407/1992 se refiere a la selección de los EPI recogiendo la necesidad de garantizar el cumplimiento de unas exigencias esenciales de seguridad y salud, atendiendo a la clasificación de los mismos en tres categorías:
Categoría I: equipos destinados a proteger contra riesgos mínimos.
Categoría II: equipos destinados a proteger contra riesgos de grado medio o elevado, pero no de consecuencias mortales o irreversibles.
Categoría III: equipos destinados a proteger contra riesgos de consecuencias mortales o irreversibles.
Una vez asegurado el cumplimiento de las exigencias esenciales de salud y seguridad, el fabricante está en condiciones de poner su producto en el mercado, teniendo en cuenta que no se debe adquirir ningún EPI que no cumpla los requisitos establecidos en los APARTADOS 3.1.1 Y 3.1.2 siguientes y en el ANEXO II: MARCADO CE Y FOLLETO INFORMATIVO.
3.1.1. MARCADO CE
Este marcado permanecerá colocado en cada uno de los EPI fabricados de manera visible, legible e indeleble, durante el período de duración previsible o de vida útil del equipo. No obstante, si ello no fuera posible debido a las características del producto, el marcado CE se colocará en el embalaje.
Este marcado se compone de los siguientes elementos:
Las siglas CE para los equipos de las categorías I y II.
Las siglas CE seguidas de un número de cuatro dígitos para los equipos de categoría III. El número de cuatro dígitos es un código identificativo del organismo que lleva a cabo el control del procedimiento de aseguramiento de la calidad de la producción seleccionado por el fabricante.
3.1.2. FOLLETO INFORMATIVO
El fabricante suministrará conjuntamente con el EPI un folleto informativo de gran importancia de cara a seleccionar el equipo y desarrollar todas las tareas de mantenimiento durante la vida útil del mismo. Si los EPI se adquieren en forma de lote para el que obligatoriamente ha de venir al menos un folleto, éste se deberá fotocopiar para entregarlo con cada unidad de protección suministrada a los trabajadores.
El folleto estará redactado en castellano, de forma clara y precisa, incluyendo información útil sobre los siguientes aspectos:
Instrucciones de almacenamiento, uso, limpieza, mantenimiento, revisión y desinfección. Los productos de limpieza, mantenimiento o desinfección aconsejados por el fabricante no deberán tener, en sus condiciones de utilización, ningún efecto nocivo ni en los EPI ni en el usuario.
Rendimientos alcanzados en los exámenes técnicos dirigidos a la verificación de los grados o clases de protección de los EPI.
Accesorios que se pueden utilizar en los EPI y características de las piezas de repuesto adecuadas.
Clases de protección adecuadas a los diferentes niveles de riesgo y límites de uso correspondientes.
Fecha de caducidad de los EPI o de alguno de sus componentes.
Tipo de embalaje adecuado para transportar los EPI.
Explicación de las marcas, si las hubiere.
En su caso, las referencias de las disposiciones aplicadas por el fabricante.
Nombre, dirección y número de identificación de los organismos de control notificados que intervienen en la fase de diseño de los EPI.
3.2. OBLIGACIONES GENERALES
De acuerdo con lo expuesto en el APARTADO 2, los EPI deberán utilizarse cuando existan riesgos para la seguridad o salud de los trabajadores que no hayan podido evitarse o limitarse suficientemente por medios técnicos de protección colectiva o mediante medidas, métodos o procedimientos de organización del trabajo.
3.2.1. OBLIGACIONES DE LA UNIVERSIDAD
En aplicación de lo dispuesto en el artículo 3 del RD 773/1997, son obligaciones de la UNED, las siguientes:
Determinar los puestos de trabajo en los que deba recurrirse a la protección individual y precisar, para cada uno de estos puestos, el riesgo o riesgos frente a los que debe ofrecerse protección, las partes del cuerpo a proteger y el tipo o los tipos de EPI que deberán utilizarse.
Elegir los EPI, manteniendo disponible en cada uno de los centros de trabajo de la universidad afectados, la información pertinente a este respecto y facilitando información sobre cada equipo.
Proporcionar gratuitamente a los trabajadores los EPI que deban utilizar, reponiéndolos cuando resulte necesario.
Velar por que la utilización de los EPI se realice conforme a lo dispuesto en el RD 773/1997 (APARTADOS 3.2.2 Y 8).
Asegurar que el mantenimiento de los EPI se realice de acuerdo con lo recogido en el APARTADO 8 del presente procedimiento.
3.2.2. OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES
De acuerdo con el artículo 10 del RD 773/1997, los trabajadores, con arreglo a su formación y siguiendo las instrucciones de la UNED, deberán en particular:
Utilizar los EPI entregados siempre que se desarrollen las tareas propias de su puesto de trabajo y sólo para los fines para los que estén diseñados.
Cuidar correctamente los EPI y colocarlos en el lugar indicado para ello después de su utilización.
Informar de inmediato a su superior jerárquico directo de cualquier defecto, anomalía o daño apreciado en el EPI utilizado que, a su juicio, pueda entrañar una pérdida de su eficacia protectora.
4. DETECCIÓN DE NECESIDADES
La Unidad de Prevención de Riesgos Laborales, en su labor de vigilancia y control de las condiciones de trabajo dirigida a elevar el nivel de protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, será la responsable de analizar y valorar en cada caso la necesidad de proceder a la dotación de EPI por puesto de trabajo en las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos de la UNED afectados, bien sea por propia iniciativa, o previa solicitud de los responsables de los mismos.
En todos los casos, dichos responsables estarán obligados a colaborar con la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales en la definición de los aspectos siguientes:
Determinación de los puestos de trabajo en los que deba recurrirse a la protección individual, en los casos en que los riesgos no se puedan evitar o no puedan limitarse suficientemente por medios técnicos de protección colectiva o mediante medidas, métodos o procedimientos de organización del trabajo.
Precisión, para cada uno de estos puestos, del riesgo o riesgos frente a los que debe ofrecerse protección, las partes del cuerpo a proteger y el tipo de EPI que deberá utilizarse.
Cuando lo estimen necesario, los responsables de las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos de la UNED afectados podrán solicitar la adquisición de los EPI que consideren necesarios para la ejecución de los distintos trabajos, rellenando el correspondiente FORMULARIO DE DETECCIÓN DE NECESIDADES (ANEXO III), que deberá ser remitido a la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales de acuerdo con las instrucciones incluidas al dorso del citado modelo.
En última instancia, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales será la encargada de determinar si tal necesidad existe y proceder, en su caso, a seleccionar y tramitar la adquisición de los equipos solicitados de acuerdo con lo expuesto en los APARTADOS 5 Y 6.
5. SELECCIÓN
De acuerdo con el artículo 6 del RD 773/1997, para la elección de los EPI, la UNED deberá llevar a cabo las siguientes actuaciones:
Analizar y evaluar los riesgos existentes que no puedan evitarse o limitarse suficientemente por otros medios.
Definir las características que deberán reunir los EPI para garantizar su función, teniendo en cuenta la naturaleza y magnitud de los riesgos de los que deban proteger, así como los factores adicionales de riesgo que puedan constituir los propios EPI o su utilización.
Comparar las características de los EPI existentes en el mercado con las definidas, según lo señalado en el apartado anterior.
Las actuaciones de selección descritas corresponderán a la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales de la UNED que, en cumplimiento de lo expuesto en el artículo 18.2 LPRL, consultará con los responsables de las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos afectados, así como con los propios trabajadores destinatarios de los EPI con carácter previo a su adquisición. En todos los casos, al elegir los EPI, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales verificará la conformidad del equipo elegido con las condiciones y requisitos establecidos en el artículo 5 del RD 773/1997 recogidas en el APARTADO 3.1.
La determinación de las características de los EPI deberá revisarse en función de los resultados de las evaluaciones de riesgos llevadas a cabo, así como en base a las modificaciones que se produzcan en cualquiera de las circunstancias y condiciones que motivaron su elección. Los responsables de las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos, así como los propios trabajadores afectados por las citadas modificaciones serán responsables de su comunicación a la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales que, tras verificar la necesidad de llevar a cabo una nueva selección, procederá a dar curso a la misma de acuerdo con lo expuesto en los párrafos precedentes.
En todos los casos, deberán tenerse en cuenta las modificaciones significativas que la evolución de la técnica determine en los riesgos, en las medidas técnicas y organizativas, en los medios de protección colectiva para su control y en las prestaciones funcionales de los EPI.
6. ADQUISICIÓN Y DISTRIBUCIÓN
Una vez seleccionados, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales tramitará la oportuna adquisición de los EPI. En este sentido, teniendo en cuenta las características de los diferentes trabajos, para facilitar la gestión, se han diferenciado dos grupos genéricos de EPI:
6.1. EPI DE USO INDIVIDUAL
6.1.1. DEFINICIÓN
Con carácter general, los EPI estarán destinados a un uso personal. Se consideran EPI de uso individual aquellos cuyo uso está reservado en exclusiva a un único trabajador, sin que esté previsto un uso alternativo por varias personas.
6.1.2. GESTIÓN
La Unidad de Prevención de Riesgos Laborales gestionará el envío de los EPI de uso individual a los responsables de las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos de la UNED afectados, en quienes recaerá la responsabilidad de proceder a su entrega de forma individualizada a cada trabajador, junto con el FOLLETO INFORMATIVO (APARTADO 3.1.2 Y ANEXO II) del fabricante y el FORMULARIO DE RECIBÍ (ANEXO IV), que deberá ser firmado por los trabajadores y enviado por los responsables a la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales, encargada de guardar registro de los mismos.
6.2. EPI DE USO COMÚN
6.2.1. DEFINICIÓN
Son EPI de uso común aquellos que, a pesar de estar destinados a su uso individual por los trabajadores, pueden ser utilizados de forma alternativa por varios de ellos, en atención a sus características y teniendo en cuenta la naturaleza de los trabajos llevados a cabo en cada caso.
En este caso, si las circunstancias exigiesen la utilización de un EPI por varias personas, se adoptarán las medidas necesarias para que ello no origine ningún problema de salud o de higiene a los diferentes usuarios cuando esto sea necesario.
6.2.2. GESTIÓN
La Unidad de Prevención de Riesgos Laborales velará porque los EPI de uso común se encuentren permanentemente a disposición del colectivo afectado, para su uso en el desarrollo de aquellos trabajos que puntualmente puedan hacerlo necesario.
En este caso, el responsable del Servicio, Unidad o Departamento de la UNED afectado o, en su caso, el trabajador que en cada caso sea designado por parte del mismo, será el encargado de lo siguiente:
7. FORMACIÓN E INFORMACIÓN
De conformidad con los artículos 18 y 19 LPRL, la UNED adoptará las medidas adecuadas para que los trabajadores y los representantes de los mismos reciban formación y sean informados sobre las medidas que hayan de adoptarse en aplicación del presente procedimiento.
Los responsables involucrados serán en cada caso los descritos a continuación:
7.1. UNIDAD DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
La Unidad de Prevención de Riesgos Laborales deberá informar a los trabajadores, previamente al uso de los EPI, de los riesgos contra los que les protegen, así como de las actividades u ocasiones en las que deben utilizarse. Asimismo, deberá proporcionarles instrucciones, preferentemente por escrito, sobre la forma correcta de utilizarlos y mantenerlos.
Cuando sea necesario, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales garantizará la formación y organizará, en su caso, sesiones de entrenamiento para el uso de los EPI, especialmente cuando se requiera la utilización simultánea de varios equipos que por su especial complejidad así lo requieran.
7.2. SERVICIOS, UNIDADES Y DEPARTAMENTOS AFECTADOS
Junto con los EPI y los FORMULARIOS DE RECIBÍ (ANEXO IV) que proceda entregar en cada caso, los responsables de las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos de la UNED afectados, deberán facilitar al trabajador el FOLLETO INFORMATIVO (APARTADO 3.1.2 Y ANEXO II) proporcionado por el fabricante y enviado junto con los EPI por la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales , con una importancia fundamental de cara a garantizar el adecuado uso y mantenimiento de los equipos. Cuando la adquisición se lleve a cabo en forma de lote al que acompañe un único folleto, éste se deberá fotocopiar para entregarlo con cada unidad de protección que se suministre a los trabajadores.
Los responsables de las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos de la UNED afectados conservarán permanentemente a disposición de los trabajadores el MANUAL DE INSTRUCCIONES y/o la DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA facilitados por el fabricante. Esta documentación será enviada junto con los EPI por la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales en el momento de la distribución de los mismos.
8. USO Y MANTENIMIENTO
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del RD 773/1997, las operaciones de utilización, almacenamiento, mantenimiento, limpieza, desinfección, cuando proceda, y reparación de los EPI, deberán efectuarse de acuerdo con las instrucciones contenidas en el FOLLETO INFORMATIVO (APARTADO 3.1.2 Y ANEXO II) entregado junto con los EPI, así como teniendo en cuenta, en su caso, lo dispuesto en el MANUAL DE INSTRUCCIONES que las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos de la UNED afectados conservarán permanentemente a disposición de los trabajadores (APARTADO 7.2).
Las condiciones en las que un EPI deba ser utilizado, en particular en lo que se refiere al tiempo durante el cual haya de llevarse, se determinarán en función de:
La gravedad del riesgo.
El tiempo o frecuencia de exposición al riesgo.
Las condiciones del puesto de trabajo.
Las prestaciones del propio equipo.
Los riesgos adicionales derivados de la propia utilización del EPI que no hayan podido evitarse.
Salvo en casos particulares de carácter excepcional, los EPI solo podrán utilizarse para los usos previstos, siendo obligación de los trabajadores el hacer uso de los EPI entregados, siempre que se desarrollen las tareas propias de su puesto de trabajo (APARTADO 3.2.2).
9. CONTROL
Con objeto de garantizar el perfecto estado de uso y las oportunas operaciones de mantenimiento de los EPI distribuidos, con carácter anual la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales promoverá el desarrollo de una revisión de los mismos de acuerdo con lo establecido en cada caso en la documentación informativa facilitada por el fabricante y entregada por la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales en el momento de la distribución de los EPI (APARTADO 6).
En cumplimiento de esta función, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales podrá recabar la colaboración de responsables y trabajadores de las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos afectados, solicitando el envío de las correspondientes FICHAS DE CONTROL (ANEXO V), en las que se harán constar las operaciones de mantenimiento efectuadas, teniendo en cuenta lo prescrito en el FOLLETO INFORMATIVO (APARTADO 3.1.2 Y ANEXO II) proporcionado por el fabricante del EPI.
En el caso de los EPI de uso común, el responsable del Servicio, Unidad o Departamento de la UNED afectado o, en su caso, el trabajador que en cada caso sea designado de acuerdo con el APARTADO 6.2.2 como responsable de la firma y el envío a la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales del FORMULARIO DE RECIBÍ (ANEXO IV), será además el encargado del mantenimiento del equipo y la cumplimentación de las correspondientes FICHAS DE CONTROL (ANEXO V), debiendo mantener éstas convenientemente actualizadas, reflejando las operaciones de mantenimiento llevadas a cabo de acuerdo con el folleto informativo, al menos una vez al año.
La conservación de las FICHAS DE CONTROL (ANEXO V) corresponderá a los responsables de las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos de la UNED afectados o, en su caso, a los trabajadores designados por parte de los mismos. Esta información se encontrará permanentemente a disposición de la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales, que podrá acceder a la misma siempre que lo solicite.
10. SUSTITUCIÓN Y RETIRADA
La sustitución y retirada de los EPI suministrados podrá ser necesaria cuando concurra una o varias de las circunstancias siguientes:
Cuando, en el marco de las operaciones de revisión y mantenimiento de los EPI efectuadas de acuerdo con lo dispuesto en el APARTADO 9, los responsables de las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos de la UNED afectados o, en su caso, los trabajadores designados por parte de los mismos, detecten la existencia de cualquier tipo de defecto, anomalía o daño en el EPI utilizado que, a su juicio, pueda entrañar una pérdida de su eficacia protectora y haga aconsejable su sustitución.
Estas circunstancias deberán ponerse en conocimiento de la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales rellenando y enviando el FORMULARIO DE SOLICITUD DE EPIS (ANEXO VI), de acuerdo con las instrucciones incluidas al dorso del citado modelo.
Una vez verificada la necesidad de proceder a la sustitución del equipo, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales, previa entrega del material deteriorado, procederá a tramitar la adquisición y el envío del nuevo EPI, de acuerdo con el APARTADO 6.
Cuando el trabajador aprecie cualquier tipo de defecto, anomalía o daño en el EPI utilizado que, a su juicio, pueda entrañar una pérdida de su eficacia protectora.
En este caso, el trabajador deberá informar de inmediato a su superior jerárquico directo del defecto, anomalía o daño detectados en el EPI (APARTADO 3.2.2), quien a su vez pondrá este hecho en conocimiento de la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales rellenando el FORMULARIO DE SOLICITUD DE EPIS (ANEXO VI). El formulario cumplimentado deberá ser remitido a la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales de acuerdo con las instrucciones incluidas al dorso del citado modelo.
Una vez verificada la necesidad de proceder a la sustitución del equipo, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales, previa entrega del material deteriorado, procederá a tramitar la adquisición y el envío del nuevo EPI, de acuerdo con lo establecido en el APARTADO 6.
En estos casos, el trabajador deberá informar de inmediato a su superior jerárquico directo, quien a su vez pondrá estos hechos en conocimiento de la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales rellenando el FORMULARIO DE SOLICITUD DE EPIS (ANEXO VI).
Cuando el motivo de la solicitud sea la sustracción o el robo del EPI, será necesario adjuntar a la misma, la correspondiente denuncia.
En ambos casos, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales guardará registro de las circunstancias de la sustracción o la pérdida y procederá a tramitar la adquisición y el envío del nuevo EPI, de acuerdo con el APARTADO 6.
En este caso, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales procederá de oficio a la retirada de los EPI y a la sustitución de los mismos, de acuerdo con lo establecido en el APARTADO 6.
En este caso, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales procederá a inspeccionar los EPI llevando a cabo la retirada y sustitución de aquellos cuyo estado lo aconseje, de acuerdo con lo establecido en el APARTADO 6.
11. DISPOSICIÓN FINAL
Con objeto de hacer posible el mantenimiento del sistema de gestión integral de EPI descrito, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales elaborará y mantendrá actualizada una base de datos en la que se incluirán las diferentes Unidades, Servicios y Departamentos de la UNED afectados por el presente procedimiento, así como los trabajadores integrados en las mismas y los EPI seleccionados y puestos a su disposición en cada caso.
Independientemente del resto de actividades de actualización necesarias para el mantenimiento del sistema, los responsables de las distintas Unidades, Servicios y Departamentos afectados serán los encargados de poner en conocimiento de la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales los ceses, las nuevas incorporaciones y los cambios de puesto de trabajo producidos en los mismos.
