El proceso, tal y como explica Beatriz Tejada Carrasco, subdirectora de Planificación, Calidad y Comunicación, es largo y exhaustivo. “La primera parte, interna, consiste en una autoevaluación que se realiza con las herramientas que proporciona el Club de Excelencia en Gestión (CEG) y un cuestionario dividido en rangos de evidencia. Formamos un nuevo equipo para cada renovación y con ellos hacemos una primera reunión de consenso y la
memoria conceptual, que posteriormente presentamos al grupo de evaluación externa. Esta segunda parte consiste en una visita de dos días y medio por parte de los servicios de auditoría del CEG en los que se comprueba la veracidad de la documentación aportada”. Para cumplir con este proceso, el personal ha recibido formación en las metodologías EFQM y REDER (Resultados, Enfoque, Despliegue, Evaluación-Revisión). A lo largo de estos años, diferentes equipos mixtos internos, que conocen la organización desde distintos puestos de servicio, han participado en los procesos de autoevaluación y están comprometidos a través de su pertenencia a grupos de mejora de la Biblioteca. Las actuaciones llevadas a cabo han ido forjando un progreso continuado hacia la consecución de niveles más altos de reconocimiento, la implantación de servicios más innovadores y la obtención de diversos premios.
¿Y cuáles son los beneficios de pertenecer a este club de excelencia? A priori, puede parecer algo demasiado laborioso para no obtener ningún rédito económico o de cualquier otra índole… pero Tejada lo tiene claro: “trabajar en pro de la excelencia significa entrar en el círculo de la mejora continua”, una mejora que supone al final una diferencia notable en la gestión de la Biblioteca y que se ha materializado en un mayor control de los datos, la implantación del trabajo por objetivos con su correspondiente labor de seguimiento, la detección de errores y un mejor seguimiento de los datos que permite una reorientación temprana y una planificación más eficaz.
Servicio a toda la comunidad universitaria
Centralizada en Madrid, donde cuenta con sede en los dos campus de la Ciudad Universitaria más la biblioteca de investigación del Instituto Universitario Gutiérrez Mellado –en el centro de la ciudad-, la Biblioteca de la UNED cuenta con una dirección y una política bibliotecarias únicas que presta servicio a toda su comunidad universitaria, repartida en este caso en todo el territorio nacional y en los centros en el extranjero. María Teresa Lavado, subdirectora de Servicios, Colecciones e Infraestructuras, explica que “dada la modalidad de enseñanza semipresencial de la UNED, los servicios a distancia y los recursos de información en línea se prestan fundamentalmente desde las bibliotecas de la Sede Central, siendo las bibliotecas de los más de 60 Centros Asociados y sus extensiones, con las que mantenemos un vínculo muy activo, las que dan servicios presenciales a los estudiantes de su respectivo ámbito geográfico”. De esta forma, la Biblioteca de la sede central actúa como cabecera, estableciéndose esta cooperación en el artículo 200.4 de los Estatutos de la Universidad, donde se recoge que coordina sus actuaciones y objetivos para lograr un sistema bibliotecario homogéneo que asegure a todos sus usuarios un servicio adecuado a sus necesidades y expectativas, independiente del lugar en que se encuentren.
La traducción real de esta colaboración es el acceso universal para todos los miembros de la comunidad UNED, con independencia de su ubicación geográfica, a la colección digital a la que se suscribe o que se adquiere desde la Biblioteca Central. “Desde hace tres años”, afirma Lavado, “se está adquiriendo toda la bibliografía recomendada de todos los Grados y Postgrados oficiales que ofrece la UNED y que está disponible en formato electrónico. Es una adquisición progresiva pero que, por supuesto, se pone a disposición de todos los estudiantes de la universidad”. “La Biblioteca”, añade su directora, Isabel Calzas, “está comprometida en su Carta de Servicios a adquirir todos los títulos de la bibliografía recomendada en formato electrónico publicados por la UNED”. Además, la relación entre la sede central y las ubicadas en los Centros Asociados implica la existencia de un catálogo conjunto de un millón y medio de ejemplares con un sistema de gestión compartido con formación y asistencia técnica al personal de sus bibliotecas. “El año que viene, por ejemplo”, concluye Lavado, “cambiaremos el sistema informático y las bibliotecas de los Centros Asociados –con las que nos reunimos cada dos años para establecer una visión de conjunto- lo cambiarán con nosotros”.
