Buena Práctica de Actuación FEDER: Valija Virtual UNED

INTRODUCCIÓN: ¿EN QUÉ CONSISTE LA ACTUACIÓN?

El sistema de Valija Virtual consiste en un innovador proyecto de la UNED para aportar mayor seguridad y rapidez en el control de las pruebas presenciales que realiza nuestra Universidad, tres veces al año, en febrero, junio y septiembre. Dado el importante volumen de alumnos de nuestra entidad, cerca de 250.000, y que está presente en todas las provincias de España y en otros 14 países, este es un proceso de gran volumen y complejidad.

Es un sistema de digitalización y gestión de exámenes exclusivo de la UNED y que ha sido cofinanciado por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER).

La Valija Virtual se apoya en un robusto sistema informático que ha ido perfeccionándose a lo largo de varios años y que está llegando a su culminación con el retorno virtual de exámenes.

Los estudiantes de la UNED tienen la oportunidad de elegir la fecha de examen que quieran dentro de las dos semanas que se fijan para este fin en el calendario lectivo de la Universidad en los meses de febrero y junio. Se señala una primera semana de exámenes, la siguiente de "descanso" y la siguiente como segunda semana de exámenes. Dentro de estas dos semanas en las que se realizan los exámenes presenciales el alumno puede configurar su calendario de exámenes en función de las asignaturas de las cuales desea examinarse y de sus otros compromisos personales o laborales. Esta información está disponible para todos los estudiantes a partir del momento en el que formaliza su matrícula en la UNED.

En el mes de septiembre, las pruebas presenciales se realizan en una única semana, pero dentro de esta limitación los estudiantes mantienen la misma libertad de elección que en las otras convocatorias.

El sistema de la Valija Virtual permite, previo registro del estudiante al llegar al aula, la entrega personalizada de su examen. El alumno al acceder al aula entrega a un miembro del tribunal de exámenes o del personal de apoyo su carnet de la UNED o en su defecto, su DNI para identificarse. El miembro del tribunal utiliza un lector óptico para escanear el código de barras del carnet de la UNED del estudiante o introduce en el lector de tarjetas el DNI electrónico. Para los estudiantes que no disponen de DNI electrónico se introduce manualmente el número de su DNI.

Los datos del alumno se procesan y el sistema informático genera, de forma automática, un documento que incluye las preguntas, el tiempo que tiene para contestarlas y unas coordenadas alfanuméricas que le indican el lugar que va a ocupar en la sala. Así como el material que pueda usar para la realización de la prueba: calculadora, programa de la asignatura, etc.

El sistema se ocupa de determinar la mejor ubicación para el alumno en el aula de modo que no se sitúe en un asiento próximo a otro estudiante que tenga que examinarse de la misma materia y nivel que él. De este modo, se garantiza mayor legalidad en el proceso al evitar que se puedan copiar entre los examinados. Igualmente, el hecho de que la ubicación en sala se de aleatoriamente a los alumnos por este sistema (en función de la materia de que se examina) evita que puedan elegir ubicación alumnos que tengan relación entre sí y evita posibles comportamientos no éticos por su parte.

Una vez finalizado el examen, el alumno entrega sus respuestas al tribunal, y éste las escanea, de forma que se genera una copia de seguridad de todas y cada una de las hojas entregadas. Lo cual, además de agilizar el proceso de corrección, es una garantía extra ante extravíos o deterioros, y permite al estudiante guardar copia de su examen por si creyera conveniente reclamar su nota. Pasados dos días de la finalización de la semana de exámenes, el estudiante, previa autenticación en el portal UNED, puede acceder y visualizar todas las respuestas que ha entregado.

Por su parte, el profesor puede ya corregir en pantalla el examen, sin tener que esperar a que regresen físicamente a la Sede central las hojas a papel que contienen la prueba realizada por el estudiante. Más allá de este sistema, se ha desarrollado un programa de calificaciones que permite la corrección automática de los exámenes de tipo test, lo que supone un valor añadido en velocidad y sostenibilidad al proceso de evaluación y calificación, pues ahorra los tiempos de demora. También se usa otro programa de corrección de exámenes para aquellos que no son tipo test y que permiten que el estudiante pueda ver las correcciones que el equipo docente hace en su examen si lo considera oportuno.

Además, desde el curso 2012 se ha incorporado un código de seguridad en cada hoja de examen que aumenta las garantías y evita que los miembros de los tribunales tengan que invertir tiempo en sellar manualmente cada hoja entregada a los estudiantes. En este punto es importante señalar la gran cantidad de exámenes que se realizan simultáneamente en todo el territorio nacional y de actuación de la UNED: Casi 850.000 exámenes anuales.

¿CÓMO SE HA REALIZADO SU IMPLANTACIÓN?

La implantación se ha realizado de forma escalonada y mediante pruebas piloto. Ya en el año 2010, en la convocatoria de mayo-junio se iniciaron las primeras pruebas en los tribunales para escanear los exámenes de tipo test y los mixtos (es decir, con una parte de desarrollo y otra de test).

A continuación, en sucesivas convocatorias, en el curso 2010-2011, se implantó la valija en todos los centros así como el proceso de digitalización de todos los exámenes, incluidos los de desarrollo. En paralelo a esta innovación, se ensayó con éxito en los tribunales de 6 Centros Asociados de la UNED el uso de la tarjeta electrónica de todos y cada uno de los profesores del tribunal, para acceder al uso del sistema de valija, es decir, al descifrado de exámenes durante la realización de las pruebas presenciales.

Los centros en los que se puso en marcha esta iniciativa fueron: Barbastro, Bizkaia, Pontevedra, Valencia, Ceuta y Melilla, los cuatro últimos son beneficiarios de los Fondos Europeos de Desarrollo Regional, FEDER.

Durante el curso 2011-12 continúo utilizándose en pruebas este sistema y finalmente se termino implementando de forma general el uso de tarjeta, en todos los tribunales nacionales (excepto La Gomera y El Hierro), en el curso 2012-13.

En la primera convocatoria de exámenes de ese curso, en febrero 2013, en los centros asociados de Barbastro, Bizkaia, Ceuta, Melilla y Bruselas, se realizó una prueba piloto de retorno, exclusivamente virtual de exámenes, quedando en los centros los exámenes físicos. Este sistema simplifica mucho la labor del tribunal a la hora de supervisar la realización de exámenes, e implica que los exámenes deben ser corregidos a través de la valija virtual. De los 5 centros pioneros, 2 son beneficiarios de FEDER: Ceuta y Melilla.

En este mismo curso, los centros de Barbastro, Bizkaia, Pamplona, la Rioja, Islas Baleares continuaron en esta línea y los exámenes de junio no retornaron físicamente a la Sede Central. Lo mismo sucedió en los centros de la zona FEDER ubicados en las Islas Canarias (exceptuando La Gomera y El Hierro), Ávila, Ceuta y Melilla. De esta forma, los exámenes permanecerán en cada centro asociado y bajo la custodia del director del Centro al menos dos años, antes de su destrucción.

Cabe destacar la importancia en este proceso de la tarjeta electrónica ya que al quedar los exámenes físicos en los centros donde se han realizado, la corrección de exámenes ha de realizarse digitalmente por parte de los miembros de los equipos docentes asignados a esta tarea. Los profesores, para acceder a los exámenes y poder validarlos, han de acceder a la aplicación usando su tarjeta electrónica de la UNED, la cual incluye un certificado digital que permite identificar al docente tanto en su trabajo en la UNED como en otras gestiones que desee hacer a través de la Administración Electrónica, ya que este certificado tiene la misma validez que el del DNI electrónico.

La tarjeta de la UNED es necesaria para el encriptado de los exámenes que se hace desde la sede central, de modo que luego estén disponibles en los distintos centros asociados. Inicialmente este proceso se hacía solo con usuario y contraseña, ahora se puede hacer además con el DNI electrónico o con la tarjeta de la UNED.

El desencriptado de los exámenes en los Centros Asociados antes se hacía con un disco llave y ahora se puede hacer con la tarjeta de la UNED, no sirve el DNI electrónico. Este es el paso más delicado dentro del proceso de pruebas presenciales: la custodia de exámenes hasta el momento de su celebración. Para poder desenvalijar se necesita una clave privada que si está en la tarjeta pero no en el DNI. Para recibir los exámenes en la sede central vale con la autenticación tradicional con usuario y contraseña.

Cada docente solo podrá desencriptar los exámenes del tribunal para el cual tiene nombramiento en una convocatoria concreta.

En el proceso de implantación de la Valija Virtual se ha ido progresivamente incorporando también la tarjeta electrónica. En la convocatoria de febrero de 2013 se ha usado dicha tarjeta para el manejo de la valija virtual en 12 centros asociados a modo de prueba. En ellos, todo el tribunal ha usado esta tarjeta, de modo que la mayoría de las Actas llegaron ya firmadas electrónicamente. Los Centros Asociados que participaron en esta experiencia fueron: Barbastro, Bizkaia, La Rioja, Guadalajara, Madrid (Las Tablas) y en la zona FEDER: Ávila, Valencia, Mérida, Palencia, Huelva, Almería, Vila-real (Castellón) y Pontevedra.

En estos mismos centros fue en los que el curso anterior se había puesto en práctica su uso, con la idea de ir ampliado su uso en las convocatorias posteriores, como así ha sido.

En la convocatoria de septiembre de 2013, a estos centros mencionados, se han unido los de Madrid: Jacinto Verdaguer y Escuelas Pías, con éxito, a pesar del elevado número de exámenes realizados en estos centros de exámenes.

BENEFICIOS DE LA VALIJA VIRTUAL PARA ESTUDIANTES Y PROFESORES

Los beneficios son evidentes para ambos colectivos. En el caso de los estudiantes tienen la tranquilidad de que existe una copia de seguridad de su ejercicio, además de acceder a su imagen tantas veces como lo deseen. Por su parte, para el profesorado supone un importante ahorro de tiempo, permitiéndole corregir y calificar todos los exámenes pasadas pocas horas de la realización de los mismos.

También acerca la figura del profesor al estudiante, ya que se puede realizar una puesta en común de las correcciones del examen, dado que el estudiante, por este sistema, puede acceder a la prueba que ha realizado y ver en ellas las anotaciones y correcciones que ha realizado el profesor.

Otra de las grandes ventajas de este sistema es su eficacia contra el extravío de exámenes, de modo que esta incidencia se ha reducido prácticamente a cero gracias al escaneado de los exámenes. A fecha de hoy no hay constancia de ningún examen extraviado en las convocatorias realizadas por Valija Virtual.

1- DIFUSIÓN: CÓMO SE HA DADO A CONOCER A LOS USUARUOS Y AL PÚBLICO.

Semanas antes de cada convocatoria de exámenes se realizan unas Jornadas informativas sobre Valija Virtual en las que se enseña a los miembros de los tribunales y a sus asistentes del Personal de Administración y Servicios de la UNED las normas básicas para la elaboración de las actas y gestión de incidencias en el aula, además de nociones básicas sobre el tratamiento de exámenes de estudiantes con alguna discapacidad que hayan solicitado alguna adaptación para poder realizar el examen.
En estas jornadas intervienen técnicos especialistas del Centro de Atención a Universitarios con Discapacidad (UNIDIS), el director del servicio de inspección de la UNED y el responsable de pruebas presenciales, es decir la vicesecretaria general de pruebas presenciales. Y cuentan con la asistencia técnica de los informáticos del Centro Asociado de Barbastro. La asistencia a estas jornadas es obligatoria para profesores de nueva incorporación y muy recomendable para el resto de docentes y el Personal de Administración y Servicios que participará en la convocatoria.

Además se editan unos dípticos informativos sobre las normas básicas de funcionamiento de las pruebas presenciales, dirigidos tanto a profesores como a estudiantes.

La información sobre el uso, manejo y avances en valija se encuentran explicados y detallados, incluso con vídeos ilustrativos en el portal de la UNED, al que acceden tanto profesores como Personal de Administración y Servicios de la Universidad y de sus Centros Asociados.

Los alumnos han sido informados progresivamente a través de los canales habituales de comunicación y mediante carteles que se han realizado durante la campaña de implantación, y que se han distribuido entre todos los centros de exámenes.

Otra medida para su difusión fue el desarrollo de varias noticias basadas en la Valija Virtual y que se desarrollaron en Departamento de Comunicación y Marketing de la UNED para luego incluirlas en el espacio del portal UNED dedicado a FEDER y que a las que se puede acceder tanto desde el repositorio de noticias o directamente entrando en la parte de este portal que se ha dedicado al Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER).

Además, durante la celebración del 40ª aniversario del nacimiento de la UNED (2012-2013), la Universidad organizó diversos actos para dar a conocer a diferentes sectores sociales, políticos y económicos, su funcionamiento y su modelo de educación superior a distancia, entre ellos la Valija Virtual. Los Diputados y Senadores de la Comisión de Educación del Congreso de los Diputados y del Senado, visitaron la UNED y pudieron comprobar de primera mano su funcionamiento y en concreto realizaron un examen con el sistema de Valija Virtual.

2- LA ACTUACIÓN INCORPORA ELEMENTOS INNOVADORES.

La Valija Virtual es un proyecto innovador en todos los sentidos, desde su planteamiento hasta su ejecución, pasando por su diseño. Ha sabido conjugar el uso de las tecnologías con las peculiaridades del sistema educativo imperante en nuestra universidad.

Se trata de un sistema exclusivo de la UNED, que lo planteó y desarrolló, y ahora se está estudiando su adaptación a otras entidades educativas en Brasil.

La innovación más relevante, no obstante, es el aumento de seguridad y garantía del proceso de evaluación de los estudiantes. Aunque también es muy importante el ahorro en gastos de transporte y tiempo que se ha conseguido con la implantación de este sistema.

3- LOS RESULTADOS OBTENIDOS CON LA MISMA SE ADAPTARN A LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS.

El principal objetivo de este sistema es reducir al máximo la espera del estudiante desde el momento en que se examina hasta el día en que se le informa de los resultados y que el estudiante disponga de una copia del examen que ha realizado en su plataforma virtual.

No solo se ha cumplido el objetivo de dotar de mayor velocidad y seguridad al importante proceso de exámenes de la UNED sino que además se ha ido cumpliendo en todas sus etapas de forma firme y prudente, rectificando u optimizando aquellos aspectos en los que se ha ido viendo algún punto de mejora, como el de dotar de potentes escáneres a todos los centros, de impresoras a color para que las láminas de arte sean de calidad, de mejorar las redes de comunicación así como los controles de seguridad.

Además se ha invertido esfuerzo en preparar a todos los usuarios del sistema, y en disponer de personas especialistas en informática en cada Centro Asociado lo que imprime un carácter técnico y humano de progreso en nuestra Universidad.

Para terminar, es importante decir que para el curso 2013-14 está previsto aumentar el número de Centros Asociados en los que no regresaran los exámenes físicamente, es decir, consolidar progresivamente la Valija de No Retorno. En general, se persigue su implantación en aquellos centros que usen una misma ruta de transporte y recogida de valijas, de modo que se conseguirá un ahorro significativo para la Universidad, pues permitirá suprimir rutas de transporte, con el consiguiente ahorro económico.

Los centros en los que se pondrá en marcha el proyecto piloto no retorno valija física en febrero de 2014 serán: Barbastro, Bergara, Calatayud, Cantabria, Ibiza, Madrid-Escuelas Pías, Madrid-Jacinto Verdaguer, Madrid-Las Tablas, Menorca, Palma de Mallorca, La Rioja, Vitoria y Bizkaia, además de los centros ubicados en la zona beneficiaria de los Fondos de Desarrollo Regional (FEDER): Ávila, Burgos, Ceuta, Fuerteventura, Gijón, La Gomera, El Hierro, Lanzarote, Málaga, Marbella, Melilla, Palencia, La Palma, Las Palmas, Pamplona, Plasencia, Segovia, Soria, Tenerife, Tudela, y Zamora.

Cabe destacar, que en esta ocasión, el sistema saldrá de nuestras fronteras y también se implantará en 4 de los centros asociados con los que cuenta la UNED en Europa: Berlín, Bruselas, Londres y París.

4- CONTRIBUYE A LA RESOLUCIÓN DE UN PROBLEMA O DEBILIDAD REGIONAL.

Prácticamente en su totalidad, las regiones beneficiarias del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) en España señalan como una de sus debilidades el acceso a la formación y la mejora que a través de ella podría generarse en su capital humano y reforzar así su competitividad empresarial frente a otras zonas más industrializadas o con un tejido empresarial más consolidado.

En ese sentido, la formación superior que ofrece nuestra Universidad, así como su extensa oferta en formación permanente, para mantener la competitividad de ese capital humano, son claves para conseguir reactivar el mercado laboral en estas regiones con un incremento y mejora en los niveles formativos de sus trabajadores que ayuda a mejorar su competitividad frente a otras zonas.

La Valija Virtual mejora el proceso de evaluación de las pruebas presenciales, dotando de más garantías a los estudios que ofrece la UNED. Igualmente, al ser un proceso que favorece los intereses de los estudiantes, al poder revisar ellos mismos sus exámenes (para comprobar sus aciertos y errores) y poder acceder a sus calificaciones en un tiempo menor, hace que sea más atractivo para ellos volver a la Universidad o realizar estudios superiores por primera vez en una edad que han de compatibilizar estos estudios con su vida familiar y laboral.

5- TIENE UN ALTO GRADO DE COBERTURA SOBRE LA POBLACIÓN A LA QUE VA DIRIGIDA.

Al tratarse de un sistema de implantación dentro del protocolo de exámenes de la Universidad su grado de cobertura es prácticamente de un 100 por 100. Todo estudiante que se examine de una o más asignaturas de estudios superiores en los centros que han asumido este modelo de valija para exámenes se beneficiará del mismo.

En lo que se refiere al personal de la UNED, tanto docente como administrativo, el grado de cobertura está en incremento, tal y como lo está el sistema.

Para los docentes, es obligatoria la realización del curso de formación sobre esta herramienta, y en lo que se refiere al Personal de Administración y Servicios de los Centros Asociados, se van vinculando al sistema en la medida que este se implanta en sus respectivos centros de trabajo.

6- SE HAN TENIDO EN CUENTA LOS CRITERIOS HORIZONTALES DE IGUALDAD DE OPORTUNIDADES Y SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL.

La Valija Virtual supone un importante ahorro en 3 puntos fundamentales: tiempo, papel y transporte, pues este sistema de Valija de Retorno supone una revolución respecto al clásico método de valija que se viene practicando en la UNED desde hace años.

Ahorra tiempo de dedicación del personal que está involucrado en el proceso de exámenes, pues ahorra pasos en el conjunto de su sistema: se elimina la necesidad de fotocopiar grandes cantidades de ejemplares que no siempre se utilizaban, ensobrado de los mismos de forma independiente para los distintos centros y/o sedes de exámenes, clasificación y distribución de los sobres en las valijas metálicas para el transporte, etc.

Pero el ahorro más importante, desde el punto de vista de la sostenibilidad, es el que se consigue al evitar el transporte, por la incidencia que tiene éste en la contaminación. Igualmente, el ahorro en papel también tiene una repercusión destacada en temas medioambientales.

En lo que se refiere a cuestiones de igualdad, permite a todos los estudiantes, sin distinción de sexo o lugar de residencia, el acceso a los exámenes que han realizado, pues el sistema está soportado completamente en sistemas digitales, por lo que basta tener acceso a Internet y a la plataforma UNED para acceder.

Además, recientemente se están haciendo mejoras del sistema para poder incluir en Valija Virtual de retorno los exámenes especiales, tanto de UNIDIS (Centro de Atención a Universitarios con Discapacidad) como los de dibujo técnico que requieren hojas de tamaño especial para su desarrollo, y que de momento, no pueden ser escaneados tradicionalmente con los sistemas habituales. Esta mejora estará en marcha para el curso 2013-14.

7.- SINERGIAS CON OTRAS POLÍTICAS O INSTRUMENTOS DE INTERVENCIÓN PÚBLICA.

Se alinea con la política global que aboga por el uso de las nuevas tecnologías para facilitar la relación entre el ciudadano y la administración. En esta línea, encaja también en el proceso de modernización de la UNED junto con otros proyectos como la matrícula online o el uso del carnet UNED o el DNI electrónico.

Igualmente, este innovador sistema de valija se alinea con el objetivo que se pretendía alcanzar con en el proceso de modernización de las Administraciones Públicas establecido por La Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos donde se recogía la obligación por parte de las Administraciones de poner a disposición de los ciudadanos los servicios públicos de Administración electrónica.

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Departamento de Comunicación y Marketing de la UNED
Texto y edición web: Elena Lobato
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